Gérer sa comptabilité est souvent l’une des tâches les plus chronophages et stressantes pour les indépendants et notamment pour les coachs business.

Entre l’émission des factures, le suivi des paiements, la relance des impayés, l’enregistrement des dépenses ou encore la vision claire sur les revenus du mois, la charge administrative peut rapidement devenir un vrai casse-tête. À cela s’ajoute le risque d’erreurs humaines et la perte d’informations importantes.

Autant d’obstacles qui détournent les entrepreneurs de leur cœur de métier : accompagner leurs clients et développer leur activité.

C’est précisément là que l’automatisation de la comptabilité apporte une valeur ajoutée décisive. Grâce à une solution comme Bexio, il devient possible de simplifier et centraliser l’ensemble de ces processus, de gagner un temps précieux et de reprendre le contrôle sur ses finances avec sérénité.

Notre client propose des programmes de coaching sur une durée standard de 4 mois, avec une organisation simple mais exigeante côté administratif.

Les futurs clients prennent un premier rendez-vous via un outil de réservation en ligne, facilitant la prise de contact initiale.

Suite à cet échange, ils décident de s’engager ou non dans le programme, qui est facturé en deux temps : un acompte de 50% avant le début, puis le solde à la fin du parcours.

Cette tarification standardisée pourrait sembler simplifier la facturation, mais en pratique, la gestion comptable révélait de nombreuses complexités.

Chaque inscription nécessitait la création et l’envoi d’une facture précise, ainsi qu’un suivi rigoureux des paiements pour respecter l’échéancier.

En l’absence d’outil d’automatisation, le coach passait beaucoup de temps à gérer manuellement ces processus, tout en devant relancer les clients en cas d’impayés, avec le risque élevé d’oublis ou de retards préjudiciables au chiffre d’affaires.

Par ailleurs, la saisie des dépenses, notamment les factures fournisseurs liées aux abonnements de logiciels en ligne indispensables à son activité, venait alourdir cette charge.

La comptabilité, bien que centrale à la bonne gestion de son activité, s’imposait donc comme un véritable frein, mobilisant une énergie considérable et détournant le coach de son cœur de métier : accompagner ses clients.

C’est dans ce contexte que des solutions dédiées comme Bexio prennent tout leur sens, offrant un gain de temps notable grâce à l’automatisation des factures, au suivi automatique des paiements, et à la gestion simplifiée des dépenses, tout en assurant une comptabilité conforme et sécurisée.

Cette digitalisation permet au coach de se recentrer pleinement sur son expertise et d’avoir une vision claire et fiable de sa santé financière.

Pour notre client, l’automatisation était une solution clé pour simplifier la gestion administrative.

Grâce à une synchronisation entre son outil de réservation de rendez-vous et Bexio, chaque nouveau contact est automatiquement ajouté dans la base de clients de Bexio. Le coach n’a plus qu’à modifier simplement le statut de la personne lorsqu’elle décide de s’engager et de devenir client.

Dès cette modification, une première facture est automatiquement générée et envoyée, déclenchant aussi un système de relances automatisées programmées à 7, 15 et 21 jours après l’échéance, garantissant un suivi rigoureux et réduisant significativement les retards ou oublis de paiement.

Pour le versement final, une deuxième facture est envoyée automatiquement en fin de programme, avec des relances similaires en cas de non-paiement.

Cette double automatisation élimine la plupart des tâches répétitives liées à la facturation et au recouvrement, libérant ainsi un temps précieux.

Mais pour préserver l’aspect humain essentiel à l’activité de coaching, une autre automatisation a été mise en place : à chaque fois qu’un paiement est enregistré, un message personnalisé de remerciement est automatiquement envoyé au client. Cette touche personnelle contribue à maintenir une relation chaleureuse et proche avec les clients, tout en bénéficiant des gains d’efficacité offerts par Bexio.

Ainsi, Bexio permet non seulement d’automatiser la saisie et la facturation, mais aussi d’assurer un accompagnement fluide et professionnel, tout en conservant la dimension humaine indispensable à un coaching de qualité.